– Arrêté royal du 14 janvier 2021 portant approbation du code de déontologie de l’institut professionnel des comptables et fiscalistes agréés.
– Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
– Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques.
– Loi du 20 décembre 2019 transposant la directive (UE) 2018/822 du Conseil du 25 mai 2018.
Déontologie
Notre fiduciaire respecte un code de déontologie strict et se forme continuellement afin de maintenir au plus haut niveau sa compétence professionnelle.
Dans ce cadre, ce code de déontologie nous impose d’être indépendants et intègres. Nous sommes tenus par le secret professionnel.
Les questions de déontologie sont supervisées par l’ITAA. Nous devons y répondre devant des instances disciplinaires indépendantes en cas de non-respect de ces règles.
A la demande de nos clients, nous pouvons leur envoyer une copie de ce code. Les règles détaillées applicables à notre profession sont disponibles sur demande. Elles sont en principe disponibles sur le site de l’ITAA : https://www.itaa.be/fr/deontologie/ ; vous pouvez également consulter l’arrêté royal du 14 janvier 2021 portant approbation du code de déontologie de l’institut professionnel des comptables et fiscalistes agréés : https://etaamb.openjustice.be/fr/arrete-royal-du-14-janvier-2021_n2021040128.html
Notre mission
Notre fiduciaire est responsable de l’administration financière de ses clients.
Nous veillons – en fonction de notre lettre de mission – à ce que nos clients satisfassent à leurs obligations financières, sociales et fiscales.
Nous défendons les intérêts de nos clients dans le cadre d’un suivi particulier de chaque dossier.
Nous sommes attentifs à la situation financière de nos clients, étant pleinement conscient de nos obligations en matière de continuité des entreprises.
Nos valeurs
En vue d’offrir le meilleur service possible à ses clients, notre fiduciaire entend promouvoir au sein de son équipe et dans son travail des valeurs fortes.
Avec ces valeurs fortes, notre fiduciaire entend guider son développement ainsi que celui de ses clients et partenaires dans un monde en perpétuelle évolution tout en étant conscient des objectifs communs en termes d’évolutions sociale, technologique et écologique.
Les mots d’ordre de la fiduciaire sont les suivants.
L’organisation. Maître mot dans la vie, l’organisation permet de diminuer le stress et d’améliorer notre travail au quotidien.
Le respect des délais. Ce point est primordial afin d’être crédible et irréprochable. Le travail n’est jamais fait en dernière minute.
Être à l’avance. Dans le même ordre d’idée, notre fiduciaire est prêt dès le « lendemain » de la date de clôture de la comptabilité. Ceci permet, d’une part d’économiser du temps (reporter des échéances fait perdre du temps), et d’autre part d’être réactif et disponible pour nos clients.
La simplicité. nos clients nous connaissent et peuvent facilement accéder à notre site internet. Ils disposent d’un accès partiel à leur dossier via notre site et peuvent facilement nous contacter à jerome@bollue.com et sur notre site internet https://www.jeromebollue.com/.
Notre fiduciaire n’a pas l’ambition de devenir une fiduciaire de grande taille et impersonnelle. Elle est mue, au contraire, par la passion du métier et sa disponibilité pour nos clients. Le contact client direct est essentiel pour nous.
Notre fiduciaire propose un accès au NAS à distance pour ses factures. Les documents annuels sont envoyés par courriel dès la clôture et les autres demandes sont traitées par courriel afin de rester en contact avec les clients. Nos clients ont un accès à un programme comptable, avec une possibilité d’encodage afin que la comptabilité soit un outil de gestion pour le client.
La qualité. Notre fiduciaire met un point d’honneur à ce que chacun soit formé constamment. Elle veille aussi à ce que chaque membre et chaque client soit conscientisé par rapport aux obligations qui entourent notre profession, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Notre fiduciaire veille également au respect des différents délais auquel chaque dossier est soumis. Nos membres suivent des séminaires afin d’entourer nos clients des meilleurs professionnels en chaque matière et de rendre un travail impeccable.
Conscientisation des obligations légales. Notre fiduciaire conscientise ses membres et ses clients aux respects des différentes obligations légales.
Lettre de mission, convention de collaboration, qualité et transparence
4.1. Lettre de mission
La relation avec nos clients est régie par une lettre de mission signée par nos clients. Elle permet de définir le contour de notre travail.
4.2. Collaborations
Dans le cadre de nos collaborations, notre fiduciaire veille à ce que chaque convention prévoit notamment un strict respect de la confidentialité (secret professionnel) des dossiers de nos clients, ainsi que des modalités respectueuses des intérêts de chaque partie régissant tant la collaboration que la fin de celle-ci.
4.3. Qualité et transparence
Nous avons mis en place un manuel de procédure interne afin d’établir une bonne organisation interne et un bon suivi des dossiers, garantissant la qualité de notre travail.
Nous nous engageons à être le plus transparent possible sur nos honoraires et sur leur rapport avec la qualité du travail que nous fournissons à nos clients.
Nous fonctionnons généralement/principalement par forfait. Le but est de donner de la prévisibilité au client.
Nous restons à l’écoute de nos clients qui souhaiteraient recevoir toute précision nécessaire à la bonne compréhension de nos honoraires.
Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
5.1. Importance
Nous sommes une entité assujettie à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
L’autorité politique en Belgique la considère comme un instrument essentiel pour lutter contre le crime organisé.
Pour les professionnels du chiffre, qui sont directement impliqués dans le dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent, cette loi constitue un outil fondamental les obligeant à procéder à l’identification de leurs clients et à protéger leur responsabilité professionnelle.
5.2. Identification et analyse du risque
Avant d’entamer toute prestation, nous devons procéder à l’identification de nos clients/mandataires/bénéficiaires effectifs ainsi qu’à l’analyse du risque de leurs dossiers.
Dans certains cas, la loi nous oblige à procéder à la déclaration de soupçon(s) de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.
Compte tenu de notre secret professionnel, la loi encadre très strictement la déclaration de ces soupçons, par exemple en nous exonérant, en principe, d’une telle déclaration lors de la simple évaluation juridique de la situation de nos clients. Il est au surplus renvoyé au contenu de la loi susvisée.
Dans le cadre de cette législation, nous demandons la collaboration active de notre client pour procéder rapidement à leur identification, et ce dans le but de travailler au plus vite – et dans le strict respect de la loi – dans leurs dossiers.
Chaque membre de notre fiduciaire a connaissance de notre manuel de procédure interne.
Nous restons bien entendu disponibles pour aborder ce point avec nos clients tout au long du traitement de leurs dossiers.
Données personnelles / R.G.P.D.
6.1. Importance
Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous.
Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (R.G.P.G.).
6.2. Politique vie privée et registre des données
Avant d’entamer toute prestation, nous demandons à nos clients de prendre connaissance de notre « politique vie privée » et de l’approuver en signant un document.
Cette politique précise les données à caractère personnel qui sont traitées par notre fiduciaire, les raisons du traitement pour lesquels ces données sont traitées, ainsi que la durée de conservation de ces données. Vos droits y sont également précisés.
Nous tenons également à jour un « registre des données » précisant qui sont les personnes concernées par le traitement de ces données, qui sont les personnes ayant accès à ces données, la durée de conservation de ces données, ainsi que les mesures de protection y relatives.
DAC 6
Nous sommes soumis de la loi du 20 décembre 2019 transposant la directive (UE) 2018/822 du Conseil du 25 mai 2018 modifiant la Directive 2011/16/UE en ce qui concerne l’échange automatique et obligatoire d’informations dans le domaine fiscal en rapport avec les dispositifs transfrontières devant faire l’objet d’une déclaration (DAC 6).
Dans de nombreux cas, cette loi concerne la déclaration de dispositifs transfrontaliers visant à obtenir un avantage fiscal principal. Dans ce cadre, nous suivons strictement la position de l’I.T.A.A. selon laquelle notre secret professionnel nous empêche de signaler spontanément un dispositif aux autorités compétentes. Nous informons alors nos clients de leurs propres obligations de déclaration et des risques encourus.
Nous restons bien entendu disponibles pour aborder ce point avec nos clients tout au long du traitement de leurs dossiers.
Lanceur d’alerte
Afin de garantir la qualité de notre travail, nos collaborateurs sont tous informés de la possibilité de dénoncer directement aux autorités compétentes tout manquement à la loi ou à notre code de déontologie.
Au-delà du strict respect de la loi et de notre code de déontologie, notre fiduciaire attache une grande importance à ses valeurs, à sa mission et aux autres politiques internes qu’elle a mis en place.
Une procédure interne est donc également mise en place afin que les comportements non respectueux de nos valeurs, de notre mission et de nos autres politiques internes soient communiqués au responsable de la fiduciaire.
Chaque partie concernée est alors entendue et des mesures appropriées sont prises en conséquence.
Responsabilité sociale et sociétale de notre fiduciaire
9.1. Au sein de la fiduciaire
Si notre fiduciaire veille à la qualité du travail apporté aux clients, elle veille également à l’épanouissement de chacun de ses membres et au respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle dont chacun a besoin.
9.2. Collaborations externes
Notre fiduciaire veille également à collaborer avec des entreprises respectueuses du droit social (ex : respect du bien-être au travail des employés/ouvriers) et de l’épanouissement de chacun de ses membres. Elle veille également à collaborer avec des acteurs soucieux de rendre un travail clair et de qualité.